INTRODUCTION
Un lycée est un établissement public d’enseignement secondaire et, par conséquent son système de gestion est un arrangement de personnes, de données, de processus, de présentation de l’information dans un lycée et des technologies de l’information qui interagissent pour améliorer les opérations quotidiennes de la gestion d’un lycée. Il est question dans ce travail de produire une analyse et une conception de gestion dans un lycée. Par analyse nous entendons un recueil des informations pouvant nous aider à définir les besoins d’un lycée en terme de gestion c’est à dire le quoi ; et nous entendons par conception la production des solutions en terme d’architecture pouvant servir de référence dans le développement des applications support du système d’information. Ceci nous emmène à nous poser la question de savoir si l’analyse et la conception d’un système d’information permettront-t-elles de mieux définir les besoins dans la gestion d’un lycée ? Pour apporter des éclaircissements à ce sujet, nous allons dans un premier temps donner le contexte et la justification de ce projet, ensuite nous essayerons de définir sommairement le projet, donnerons le processus et la démarche à suivre pour la réalisation de ce projet et enfin nous conclurons et donneront quelques perspectives.
Contexte et justification du projet
Dans cette section, il sera question de donner les circonstances qui entourent ce projet à travers son contexte et aussi de donner des raisons d’être de ce projet à travers des justifications apportées au bien fondé de ce projet.
1.1 Contexte
Le monde étant un village planétaire, les anciens systèmes de gestion dans le monde des organisations, qu’elles soient commerciales, éducatives, sportives, ou sanitaires se doivent d’avoir une gestion de qualité, rapide et peu coûteuse permettant d’augmenter le rendement de ces organisations pour qu’elles puissent répondre à la demande et d’être capable de résister à la rude compétition imposée par d’autres organisations. A cet effet les technologies de l’information et de la communication (tic) à travers le monde influencent de plus en plus les sociétés, leur gouvernement et leurs industries de même que les collectivités et les citoyens. Dans ce nouveau contexte dans lequel l’économie mondialisée est désormais régie par le savoir, l’information et la technologie, le renouvellement des savoirs, l’instauration de nouvelles pratiques pédagogiques, l’ouverture internationale, l’essor de la recherche sont devenus des conditions indispensables pour le changement économique et social, mais ce changement n’est possible que moyennant la mise en place d’une administration plus réactive et même proactive et par la modernisation des outils de programmation, de pilotage, d’évaluation et de contrôle des actions administratives. C’est dans ce but que le ministère de l’enseignement secondaire du Cameroun (MINESEC) entend se doter d’un système d’information de qualité et en conséquence d’un équipement informatique cohérent, correctement dimensionné capable d’intégrer les besoins d’accès à distance, aux différents systèmes d’information, et de stimuler le développement d’une véritable culture informatique. Ce ministère à travers un schéma directeur élaboré par l’Etat camerounais avec l’appui de l’Unesco prendra en compte les différentes tendances liées à l’émergence de la société de l’information, comme la généralisation de l’internet et englobera l’information pédagogique et l’informatique de communication. Il servira de référence au processus de transformation dans lequel le MINESEC est engagé depuis de nombreuses années notamment dans l’équipement des lycées et collèges en outil informatique. Dans le contexte pédagogique du système éducatif Camerounais, les efforts d’intégration des TIC sont visibles à travers l’inclusion de la discipline informatique dans les programmes d’enseignement et la création des centres multimédia dans certains établissements.
1.2 Justification du projet
Le système d’information comme outil d’aide à la gestion des lycées peut trouver sa raison d’être sur trois domaines à savoir : domaine pédagogique, domaine administratif et domaine social.
Dans son domaine pédagogique : le système d’information fournit les informations pédagogiques nécessaires pour améliorer les enseignements et les apprentissages notamment en ce qui concerne l’usage des TIC dans le travail des élèves et des enseignants ; il fournit les informations nécessaires au pilotage de la recherche, de l’innovation du développement technologique au sein des lycées. Dans ce domaine, de plus en plus l’enseignant doit pouvoir accéder aux ressources internes de l’établissement, préparer son cours ou exploiter les travaux réalisés par les élèves à travers un accès au réseau internet.
Dans le domaine administratif, un tel système viendra pallier à de nombreux problèmes rencontrés jusque là dans la gestion administrative des lycées qui sont :
- Les lenteurs administratives ;
- Le manque de statistiques d’aide à la décision ;
- L’exploitation des informations, car la circulation de celles-ci est entravée ;
- Les fraudes occasionnées par le manque d’un bon système d’archivage des informations concernant les élèves, les enseignants, et le fonctionnement du lycée dans son ensemble.
Dans le domaine social, le système d’information fournira des informations nécessaires à la gestion des relations entre les partenaires au plan local, national, ou international à travers la mise en place des intranets et extranets associés au système d’information et à travers internet.
2. Définition sommaire du projet
2.1 Définition
Un Système d’Information est un ensemble organisé de ressources humaines, matérielles, financières et techniques organisées pour la maîtrise de l’information. Il doit s’appuyer sur deux composantes principales à savoir :
- La gestion du contenu, qui gère les informations brutes et les transforme par la suite en données structurées.
- La gestion des accès, qui gère les flux et les protocoles d’échange dans les réseaux de communication internes ou partagés avec l’extérieur.
2.2 Contours du système d’information d’un lycée
Le système d’information d’un lycée étant appelé à interagir avec d’autres systèmes tels que celui du ministère de l’enseignement secondaire, celui des délégations régionales et départementales et est lui-même constitué de plusieurs autres sous systèmes gère les aspects tels que :
- La gestion du personnel ;
- La gestion des finances ;
- La gestion de la scolarité ;
- La gestion des enseignants ;
- La gestion des infrastructures.
3. Bénéficiaires du Système
Le système d’information d’un lycée sera bénéfique directement ou indirectement à tous les acteurs du lycée.
3.1 Bénéficiaires directs
Les bénéficiaires directs sont ces acteurs du lycée qui interagissent directement avec le système d’information. Ils sont :
- Le proviseur : celui-ci à travers le système pourra avoir une vue globale du fonctionnement du lycée à travers les états statistiques produits par le système d’information ;
- Le personnel administratif du lycée : ceux-ci pourront voir leurs travaux facilités à travers l’automatisation de certains processus par le système d’information ;
- Le personnel d’appui : ceux-ci pourront consulter le système d’information pour les informations les concernant et aussi concernant l’exécution de leurs fonctions ;
- Les enseignants : grâce au système d’information les enseignants pourront mieux préparer leurs cours, mieux gérer les emplois du temps, les cahiers de texte ;
- Les élèves : ceux-ci pourront avoir les informations concernant notamment la planification des examens, les emplois du temps.
3.2 Bénéficiaires indirects
Ce sont les acteurs qui interagissent avec le système à travers les administrateurs du système d’information ou les gestionnaires du lycée. Ces bénéficiaires indirects sont :
- Les parents d’élèves : ils pourront facilement avoir des informations les permettant de suivre l’évolution éducative de leurs enfants ;
- Le ministère de l’enseignement secondaire : il pourra avoir les états statistiques sur le fonctionnement du lycée qui l’aidera à la prise de décision.
- Les visiteurs externes : le système d’information permettrait le traitement des appels d’offre et de livraisons.
3.3 Les objectifs à atteindre
L’objectif principal de ce projet est de déployer un système d’information pour le pilotage et la gestion efficace d’un lycée. Il s’agira d’alléger la tâche aux différents responsables et agents d’un lycée en leur offrant un dispositif convivial leur permettant d’accomplir leurs tâches avec plus de facilité et de rapidité. Cette réalisation passe évidemment par l’accomplissement d’objectifs à savoir :
- Développer des moyens permettant d’accélérer le processus de production des biens et services ;
- Mettre sur pied des mécanismes permettant de sauvegarder, stocker, mise à jour des données ;
- Mettre sur pied des moyens permettant un échange d’information (intranet, extranet) ;
- Prévoir des outils de gestion.
Démarche à suivre
La mise en œuvre du système d’information est un processus qui suit le cycle de vie d’un logiciel tel que définit par le génie logiciel c’est-à-dire de l’étude de faisabilité jusqu’à la maintenance.
4.1 Etude de faisabilité
L’étude de faisabilité dudit système consistera pour nous à faire un état des lieux, une proposition des coûts estimatifs permettant de réaliser le projet.
4.1.1 Etat des lieux
L’état des lieux consistera en quelque sorte à faire une étude de l‘existant (l’étude et la compréhension du système de gestion du lycée avant l’arrivée du système d’information), de faire un diagnostic (déterminer les causes) des problèmes rencontrés dans cet existant, d’élucider tout en les classant par priorité les différents objectifs à atteindre et ensuite déterminer une stratégie possible à la résolution de ces problèmes.
4.1.2 Etude des coûts
L’étude des coûts consistera dans un premier temps en l’établissement d’un chronogramme des activités pour pouvoir estimer les délais dans la réalisation des différentes phases et ainsi pour avoir une idée sur la réalisation du projet en général, et pour cela nous pourrons nous servir d’un diagramme de GANTT. Ensuite nous ferons une estimation financière pour la réalisation des différentes phases du projet afin d’avoir une idée globale du coût financier du projet. Et enfin il nous restera à déterminer les acteurs devant réaliser le projet (les analystes, les concepteurs, les développeurs…) pour ainsi avoir une idée générale du coût de la ressource humaine. Avec cet état de fait nous pourrons avoir une idée globale du coût global du projet.
4.1.3 Etude de conception
Dans la conception, il est question d’élaborer des solutions (procédurales ou architecturales) au problème soulevé. A cet égard une spécification globale des besoins du système d’information est nécessaire pour ainsi avoir une architecture générale du système à construire. Et de cette architecture générale nous pourrons faire des spécifications plus détaillées qui soient plus exploitables dans la phase de développement.
4.1.4 Implémentation
Cette étape consistera à coder les solutions issues de la conception (développement unitaire). Au cours de cette phase, les différents modules ou sous systèmes seront implémenter dans les différentes plate formes qui ont été prévues à cet effet ; puis suivra l’activité d’intégration des différents sous systèmes réalisés afin de produire le système final.
4.2 La Construction
Les étapes dans la construction du système d’information de la gestion d’un lycée doivent consister en :
- l’acquisition des matériels (ordinateurs, imprimantes, scanners, équipements réseaux, etc.).
- l’acquisition et installation des logiciels (système d’exploitation, antivirus, logiciels de traitement de texte, tableurs etc.).
- test et validation
- rédaction de la documentation
- formation du personnel
4.3 Exploitation
L’exploitation du système d’information que nous allons élaborer doit nécessite une maintenance du matériel et du logiciel. Logiciel parce que les technologies logicielles requises pour le bon fonctionnement de l’application peuvent tomber en panne et matériel parce que les technologies requises pour le fonctionnement du système d’information peuvent tomber en panne ou encore d’autres fonctionnalités peuvent s’y ajouter. Que la maintenance soit logicielle ou matérielle ce qu’il faudrait noter c’est la formation continue du personnel.
CONCLUSION
Le document d’analyse et de conception d’un système d’information de gestion d’un lycée ainsi définit dans ce rapport, est principalement dédié aux administrations publiques (ministères, délégations régionales …), aux gestionnaires de lycée, aux enseignants de lycée, aux élèves de lycée ainsi qu’aux chercheurs dans le domaine.
Ce système d’information développé, devrait être un véritable levier aux inhérents problèmes de gestion que font face nos établissements secondaires. Ceci dit, nous ne pouvons pas prétendre avoir produit une analyse et une conception exhaustive du sujet car ceci n’est qu’un rapport d’étude préliminaire. Toutefois, nous comptons produire dans nos prochains travaux plus de détails d’analyse et de conception à ce sujet et voir même développé le dit système d’information.
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